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Diez claves para incrementar la productividad en el trabajo y en la vida

Administrar el tiempo es uno de los grandes desafíos para las personas; entre las recomendaciones de diferentes autores están las de saber aprovechar cada momento del día según su particularidad, fingir deadlines y establecer espacios de pausa

Con más de 88.000 millones de dólares a su nombre, no hay mucho que Warren Buffet no pueda comprar. Pero hay algo para lo cual su fortuna no le sirve de nada, y bien lo sabe este CEO de 88 años y presidente de Berkshire Hathaway: tener más tiempo. En una entrevista en la que el presentador Charlie Rose le preguntó a Bill Gates qué había aprendido de Buffet, el fundador de Microsoft no dudó al responder. “Recuerdo cuando Warren me mostró su calendario en su agenda de papel. Había muchos días sin nada en él; yo tenía lleno cada minuto del día. Y entendí que sin ese tiempo no podés pensar o leer, que son cosas importantes que necesitan un espacio físico en tu día”, contó.

Y no son los únicos que piensan en este tema. Aunque contamos con las mismas 24 horas por día que los antiguos egipcios, la preocupación por el manejo del tiempo crece junto con la complejidad de organización de las sociedades del mundo. Que el tiempo alcance, que sea de buena calidad y hasta que su uso nos haga felices rankean alto en las listas de deseos de Año Nuevo. Esto explica el boom del crecimiento de podcasts, libros, newsletters y gurús globales listos para calmar nuestras ansias de foco y de balance entre trabajo y vida personal. A continuación, algunas de las más recientes recomendaciones publicadas, basadas en la economía del comportamiento, para una buena gestión de los minutos.

1. Conocé el patrón oculto en un día

Daniel Pink, autor de Drive (2009), libro que explora las motivaciones sobre por qué hacemos lo que hacemos, acaba de publicar Cuándo (Paidós, 2018), un escrito en el que desnuda la importancia de elegir el momento correcto para hacer cada cosa. ¿Da lo mismo hacer lo que hacemos en un momento o en otro? Pues no, de hecho el cuándo puede definir el éxito o el fracaso. Nuestras capacidades cognitivas no se mantienen iguales en todos los momentos del día, sino que fluctúan. Respondemos a un reloj biológico: un núcleo de aproximadamente 20.000 células del tamaño de un grano de arroz, que están en el hipotálamo, en la parte central inferior del cerebro. Ese núcleo controla el aumento y la disminución de la temperatura corporal, regula las hormonas, nos ayuda a dormir y a despertar.

Nuestro Big Ben interno, explica Pink, utiliza marcas sociales como el horario de la oficina y señales medioambientales como el amanecer y anochecer, para hacer pequeños ajustes que logran que los ciclos internos y externos tengan una mayor sincronía. Los patrones no son idénticos en cada persona y usar tiempo en conocer nuestros ciclos nos da información valiosa para elegir cuándo hacer o no hacer.

2. Aprendé de tu pico, valle y recuperación

Los sociólogos Michael Macy y Scott Golder, de la Universidad Cornell, analizaron en 2017 más de 500 millones de tuits emitidos por 2,4 millones de usuarios de 84 países durante dos años. Entre otros hallazgos, descubrieron un patrón constante en las horas en las que la gente se despertaba: un efecto positivo (expresado en el lenguaje) que crecía toda la mañana, se desplomaba por la tarde y remontaba al anochecer. Que el origen del usuario fuera asiático, musulmán o argentino daba igual. Todos presentaban un pico, un valle y una recuperación. Nuestro reloj interno funciona sobre ritmos, llamados circadianos, que establecen nuestra base rítmica.

También el método de reconstrucción del día (MRD) permite entender cómo se sienten las personas a partir de su relato del día anterior. En 2006 se le pidió a 900 mujeres estadounidenses que pensaran su día vivido por bloques de 15 minutos y dijeran cómo se habían sentido. Otra vez, el patrón descubierto fue bimodal, fuerte y constante. El efecto positivo subía a la mañana hasta alcanzar su punto más alto al mediodía, se desplomaba por la tarde y se elevaba en las primeras horas de la noche.

3. Santa mañana, ¿pantanosa tarde?

Parecería, a la luz de los resultados, que solo las primeras horas del día son las óptimas para hacer cosas. Pero, ¿es así para todo? Pink despliega decenas de papers para mostrar el momento del día ideal para cada cosa. Por ejemplo, los llamados de negocios, ya sea con inversionistas o que impliquen grandes tomas de decisiones dan mejores resultados por las mañanas.

De hecho, toda tarea analítica que requiera capacidad de foco y deducción funciona mejor hasta el mediodía. Otro ejemplo contundente surge del estudio de las notas de exámenes de estudiantes daneses. Hacer los exámenes en horas más tardías derivaba en notas más bajas, similares a tener padres con niveles de ingresos menores o a perder dos semanas de un año escolar. Lo mismo vale para los errores en las guardias hospitalarias: eviten las tardes.

Sin embargo, para ponernos creativos, es mejor menos vigilancia y menos inhibiciones, y eso ocurre por la tarde. Se lo llama la “paradoja de la inspiración”: la idea es que la innovación y la creatividad son mayores en nuestros “valles”.

4. Plan diario: subrayá, enfocá, evaluá, energizá

Listo. Una vez que conocemos nuestro ritmo y la importancia del “cuándo” hacer las cosas, es momento de hacerlas.

En su nuevo libro Make Time (Currency, 2018), los escritores creadores del newsletter Time Dorks y exgoogleros Jake Knapp y John Zeratsky, presentan un método diario para alcanzar las metas y mantener el foco. En inglés es:Highlight, Laser, Reflect, Energize. Y aunque suena complejo, es posible que muchas personas ya lo estén implementando, al menos en parte. Para elegir el higlight del día a conquistar, podemos hacernos tres preguntas basadas en urgencia, satisfacción y alegría o gozo. ¿Cuál es el pendiente que más presión me genera? Al final del día, ¿qué pendiente me generará más satisfacción haber terminado? Cuando reflexione sobre el día, ¿qué me dará más alegría haber hecho? Luego habrá que lograr el foco, evaluar el día vivido y energizar mediante alimentación, ejercicio y descanso.

5. Cráteres de tiempo y piletas sin fondo

Lograr foco y evitar las distracciones es uno de los más grandes desafíos que tenemos en este entorno de conexión instantánea. Para lograrlo, Knapp y Zeratsky proponen mantenernos alejados de las piletas sin fondo. ¿Cuáles son? Usar la mañana para hacer un check list de lo que hay que hacer (mejor hacer eso la noche anterior). Alejarnos de las “criptonitas” (cada uno sabe cuál es su debilidad: Facebook, jueguitos), evitar mirar las noticias, volar sin wifi, cerrar las pestañas de la computadora, ponerle un timer al tiempo de conexión o, si es necesario, apagar internet.

Un cráter de tiempo funciona así: escribimos un tuit ingenioso o posteamos una foto en Instagram que nos lleva unos dos minutos, pero volvemos toda la próxima hora para chequear qué tanto gustó nuestro pedido de atención virtual. Cada vez que lo hacemos quedamos atrapados por otros tuits o fotos y perdemos la siguiente media hora. Como nuestro tuit recibe varios retuits y likes, eso se siente bien y es el empujón que nos lleva a volver a publicar y a caer en un cráter de tiempo.

6. Mapa del día versus lista de pendientes

Adela Schicker es la cofundadora del instituto Procrastination.com, que ayuda a personas y empresas a hacer foco y alcanzar su máximo potencial. Hace tres meses publicó The End of Procrastination (St. Marys Essentials, 2018) con decenas de técnicas para no demorar las obligaciones. Una de las novedades que propone frente a los abordajes tradicionales para cumplir con los pendientes, es la idea de pensar en mapas de cosas para hacer, en lugar de listas.

Aunque a muchas personas le funcionan las listas, a otras, por el contrario, las paralizan. La propuesta de Schiker es dibujar un mapa visual con las tareas de hoy. Volcarlas sin un orden premeditado a medida que aparecen, intentar que no requieran más de 30 minutos o una hora, colorearlas según prioridad, fijar un recorrido y ponderarles un momento del día a cada una. Según la autora, se logra que sean más tangibles, visualmente más simples y que limpien la cabeza. ¿Los peligros? Sobreestimar las capacidades y estimar mal los tiempos.

7. Manejá el interruptor interno

A veces los pendientes son muchos, los problemas se empiezan a apilar y las cosas no salen como queremos. Entonces, la emoción que prima es de angustia, enojo, ira. Aunque no podemos controlar algunos escenarios externos y el sentimiento que nos producen, sí podemos elegir qué hacemos con eso que sentimos.

Adela Schiker recuerda en su libro la teoría del psiquiatra Viktor Krankl sobre la libertad que tenemos las personas para responder a los estímulos que nos rodean. Frankl, sobreviviente de Auschwitz, lo hizo carne. Manejó su “interruptor interno” para sobrevivir al horror más extremo. Una técnica para lograrlo es proveniente del Mindfullness y se llama STOP.

Ante un sentimiento primero, frenar e identificar qué sensaciones y pensamientos nos dispara. Luego, dirigir toda la atención a nuestra respiración, observar nuestro cuerpo y su alrededor, y proceder con nuevas respuestas distintas a las que hubiéramos dado automáticamente.

8. Fingí un deadline hasta que se haga real

Nada más molesto y apremiante que una fecha límite para entregar un trabajo. Los “hijos del rigor” lo sabemos. Sofocantes, pero tan necesarios, los deadlines obligan a hacer foco real para resolver los pendientes. Pero trabajar con deadlines muchas veces deja una sensación de que se podría haber hecho mejor, sin sufrir tanto el camino y con más disfrute.

Para eso, una buena idea es crear un falso deadline y creer -sí, creer- que es el único y verdadero plazo final. Algunos ejemplos: los autores de Make Time recomiendan agendar una carrera de 5 kilómetros en un mes si se quiere empezar a correr hoy, invitar a unos amigos a comer a casa antes de aprender a hacer la receta prometida o, simplemente, agendar que la entrega final es el miércoles, aunque en realidad sea el lunes siguiente. Funcionamos adquiriendo hábitos y, entonces, estos falsos límites nos impulsan a avanzar.

9. Descansos de la vigilancia

Un oasis de tiempo y energía, casi tan subestimado como el de la importancia de dormir bien, es tomar descansos y pausas entre trabajos. En su libro Cuándo, Daniel Pink describe su experiencia en un quirófano en la Universidad de Michigan. Allí, antes de cada cirugía se toman dos pausas que han disminuido las imprecisiones adentro de la sala de operaciones. Cuando están todos los profesionales alrededor del paciente (que necesita una reconstrucción de mandíbula urgente), todos hacen silencio. Comienza la pausa de verificación antes de la anestesia: uno a uno se presentan, corroboran que el paciente, el procedimiento y el consentimiento estén alineados. Luego repasan estudios anteriores y alergias, y prosiguen con la anestesia. Otra pausa igual se hace antes de comenzar con la primera incisión. Dos pausas que han casi eliminado todos los errores humanos del quirófano de Michigan. Frenar, repasar y luego trabajar mejora nuestras resultados.

10. Sincronizar con el entorno

Aun conociendo nuestros ritmos y domando nuestras distracciones, picos y valles, todavía queda una conquista importante: que esto funcione al trabajar con otros. Somos seres sociales y la mayoría de nuestras actividades requieren de una sincronización de modos, tiempos y personalidades que no siempre es fácil de conquistar.

Algunos datos alentadores: entablar relaciones fuertes nos alarga, literalmente, la vida. Roy Baumeister y Mark Leary, dos psicólogos sociales, formularon la “hipótesis de la pertenencia” y demostraron cómo esta moldea profundamente nuestros pensamientos y emociones. Su ausencia provoca efectos nocivos y su presencia, salud y satisfacción.

Pasar tiempo con nuestras “tribus” nos da sentido. Para lograrlo, cierra Pink, hay que desarrollar códigos comunes y sincronizar con el físico, pero también con el corazón.

Fuente: La Nación

 

Crecen las propuestas para combatir la dependencia del teléfono

En la Argentina, casi 9 de cada 10 personas se conectan a internet todos los días; y 7 de cada 10 ya lo hace desde un teléfono móvil. El tiempo de conexión también crece año a año con un promedio de 8 horas diarias, de las cuales casi tres de ellas se usan en redes sociales, según estudios recientes de las consultoras We are Social y Kantar.

Esta conectividad exacerbada está prendiendo luces de alerta por todos lados. En los padres de niños y jóvenes, que buscan cómo poner límites, en los mismos adultos que se sienten “presos” de esa conectividad y expresan abstinencia o el miedo a perderse algo al no estar conectados (FOMO, por sus siglas en inglés) y en las ONGs que se dedican a la concientización de los peligros que abre el mundo digital para la calidad de vida y la seguridad de las personas. Como respuesta tardía, la mayoría de las empresas de tecnología, están abriendo un paraguas para “acompañar a los usuarios a un uso más balanceado” de la tecnología, ahora cuando los usuarios ya estamos empapados y con pocas herramientas para auto controlar y/o modificar el uso de los distintos dispositivos que nos conectan a la red.

Esto ocurre también, luego que un grupo de ingenieros, ex empleados de Google, Facebook y de grandes gigantes de internet, abandonen sus puestos en desarrollo de apps para evangelizar ahora sobre el modo “adictivo” en el que estas están diseñadas para captar nuestra atención y tiempo. Tristan Harris, un ingeniero en desarrollo ético de software, ex Google, es el abanderado del movimiento global llamado Time Well Spent tiempo bien gastado, o bien invertido), que ahora intenta concientizar sobre cómo se construye la tecnología que usamos para que tomemos mejores decisiones sobre su uso. En el sitio Humane Tech ofrecen servicios para acompañar a las compañías y personas a entender cómo se construye la tecnología para poder tomar decisiones sobre cómo usarla de una manera balanceada, entre otras iniciativas.

También hace un par de semanas, en el evento anual de Google I/O para desarrolladores, se develaron las características de la nueva versión del sistema operativo Android P. Uno de los tres pilares que explicaron ofrecerá esta versión, es una batería de funcionalidades de Digital Wellbeing que podría explicarse como una Conexión Digital más sana y consciente. Para este lanzamiento, se trabajó durante meses con grupos de personas diversas y de todas las edades.

Aunque ya existen muchas aplicaciones para entender y gestionar el uso del teléfono, como Quality Time para Android o Moment para iOS, Sammer Samat, Vice Presidente de Producto de Android, le dijo a LA NACION que lo que buscan es complementar a todas esas opciones con cosas que sólo se pueden modificar desde el interior del sistema operativo. “Por ejemplo que los íconos de las apps se vuelvan grises luego de determinado uso, que desaparezcan de la pantalla principal o que desplieguen un aviso de límite de uso para que el usuario tenga más información y haga un uso más consciente”. Entre las funcionalidades que llegarán en la próxima versión de Android se destacan:

  • Panel de Aplicaciones (Dashboard) Esta funcionalidad es bastante similar a la que ofrecen aplicaciones como Quality Time, para Android, pero se hace de una manera integrada y desde el Sistema operativo. Dashboard permite conocer cuánto tiempo se usa el teléfono por día, cuánto en cada app, cuántas veces se desbloquea y hasta cuántas notificaciones se reciben en 24 horas.
  • Tiempo Límite. Desde el panel de aplicaciones que se despliega en la pantalla se podrá elegir cada una de las apps y establecer un tiempo de uso límite por día. Algo que se utiliza para moderar el uso en niños pequeños, llega al mundo de los adultos para que puedan controlar cuánto tiempo invierten por día en Youtube, Facebook, Instagram, Whatasapp, etc. Puede limitarse desde 15 minutos de uso hasta varias horas por día. Una vez que se cumple el tiempo la app perderá su color y se volverá gris y al hacer click sobre ella no se abrirá y desplegará un aviso de “tiempo cumplido”. Si el usuario tiene que usarla de todos modos, podrá ir a configuración y deshacer su orden previa, pero con un aviso a “la conciencia”.
  • No molestar. Hasta ahora los modos de “no molestar” (disponibles también en otras versiones de Android, en iOS y demás) evita que veamos o escuchemos las constantes notificaciones. Este nuevo modo quita todas las indicaciones visuales de la pantalla por lo que no se verá sin llegan nuevos emails, mensajes o likes. Este modo se puede habilitar y deshabilitar en cualquier momento o se puede pre setear para momentos de cenas o reuniones fijas.
  • Wind down. Muchas teléfonos ya ofrecen opciones para bajar el brillo de las pantallas cuando se acerca la hora de ir a dormir, la opción “Wind Down” además permite pre establecer una hora para ir a la cama en la que las aplicaciones se tornan grises y pierden sus colores durante el tiempo que se desea descansar. Desde Google esperan que esto les ayuda a los usuarios a recordar que cuando las apps cambian es que ellos deseaban descansar y puedan actuar en consecuencia.

El tiempo creciente de uso de dispositivos y el consumo de determinados contenidos presenta peligro tanto físicos como psicológicos. Mientras crecen las consultas en oftalmólogos y kinesiólogos por el mal uso de pantallas y dispositivos, también crece la angustia, especialmente en la adolescencia, por lo que reflejan las redes sociales. De acuerdo a un estudio de la Royal Society of Public Health y la Universidad de Cambridge, los jóvenes que pasan más de dos horas en redes sociales como Instagram, Facebook o Snapchat, son más propensos a sufrir síntomas de ansiedad y de depresión.

Otras compañías tecnológicas están comenzando a hablar del tema con sus usuarios y a ofrecer herramientas de “tiempo fuera” de internet. Por ejemplo, Facebook ofrece en su intranet WorkPlace un modo que se llama “Modo Playa” o Beach Mode en el que el usuario no recibe ningún tipo de notificaciones laborales luego de su horario de trabajo. RecientementeMotorola lanzó el estudio global bajo el concepto de #PhoneLIfeBalance en el que buscan resumir la importancia del balance entre el uso del teléfono y la vida personal. Y empresas como Apple recibieron fuerte presión de sus accionistas para que ofrezca más herramientas para usuarios y padres en particular para ayudar con el control y uso de dispositivos.

 

Fuente: La Nación

Apagá tu teléfono

Despegarse del teléfono móvil es un desafío: existen aplicaciones que prometen límites al uso pero también técnicas caseras como desactivar la línea por unos minutos o esconder el aparato en un lugar secreto de la casa. Pablo Fernández y Martina Rua, dos especialistas en tecnología, dan consejos para ponerle un freno al dispositivo que domina nuestros días. Adelanto de La Fábrica de Tiempo de Editorial Conecta.

El arte de despegarse del celular

 Un mundo de posibilidades en tu bolsillo para el que nadie nos preparó. Eso es un celular con conexión a Internet pero no sabemos cómo lidiar con él. Además, somos poco conscientes de eso, tenemos a muchas de las mentes más brillantes de este momento trabajando para que la app que estás usando sea cada vez más adictiva con notificaciones o mecánicas que te hacen pegarte a la pantalla.

 Hay una serie de apps, como Forest, que te permiten tener bloqueado el celular como podés hacer con Pomodoro en el escritorio, pero también hay otros consejos simples que seguimos nosotros y nos han funcionado. El principal es apagar las notificaciones y el otro es tratar de no estar 100% atento al celular. Eso puede lograrse conservándolo en el bolsillo o, si no te queda otra, manteniéndolo arriba de la mesa boca abajo. De hecho, un estudio de la Universidad de Hokkaido en Japón sostiene que el solo hecho de tenerlo a la vista sobre la mesa ya genera una sensación de ansiedad que afecta la conversación que estás teniendo. Hemos hecho pruebas simples con amigos y si el celular no está a la vista todo fluye mejor. Probá y decinos.

Un golpe a tu relación con el celular puede venir de la mano de una app como “Quality Time”, que te dice cuántas veces desbloqueaste el celular y cuánto tiempo invertiste en cada app. Ver que lo destrabás más de cien veces por día puede generarte algún cambio.

Uno de los referentes a la hora de mejorar la relación con los celulares es Tristan Harris quien trabajando en empresas como Google se dio cuenta de que se estaba diseñando tecnología para ser adictiva y que eso generaba problemas con el día a día de las personas y las relaciones entre ellas. Él, además de estar 100% de acuerdo con apagar las notificaciones, sugiere, a través de su organización Time Well Spent, una serie de ideas:

-Escondé las apps: dejá la home de tu celular sólo para las aplicaciones que te ayudan a hacer cosas. Un mapa, por caso. El resto mandalo a carpetas dentro de tu celular para que sólo las puedas encontrar tipeando en la barra de búsqueda. Hacé dos páginas de apps. La primera con las apps relevantes para tu día a día y las otras más entretenidas metidas en carpetas en la segunda hoja.

-Evitá las interacciones innecesarias. Mantené el celular bloqueado cuando tomás fotos, así automáticamente volvés la pantalla de bloqueo al terminar.

-Tomate el tiempo para que las vibraciones de tu celular sean identificables.

-Comprate un reloj con alarma y cargá el celular fuera de la habitación.

 En línea con lo que comenta Harris creemos que el celular, que es el ejemplo máximo de otros dispositivos diseñados para engancharte, es una máquina de generar falsas urgencias. El último ejemplo en la Argentina es WhatsApp. Cientos de millones de usuarios en el mundo se sienten obligados a contestar cada mensaje que ingresa mientras están haciendo otra cosa. Este es un perfecto ejemplo de los 9 disparadores que marca Harris sobre cómo se diseñan este tipo de apps. Aquí aplicamos algunos de esos puntos a la plataforma de chat más usada para que veas que lo que quizá ves como algo inconsciente en realidad está diseñado para que gastes más tiempo allí:

-Reciprocidad y aprobación social. Los diseñadores de apps saben, y diseñan con eso en mente, que te vas a sentir forzado a contestar un “gracias” con un “de nada” o sumarte a una cadena de “feliz cumpleaños” en un grupo infinito. También saben que tiene un costo social abandonar un grupo de chat (¿o creés que no podrían evitar que aparezca en el chat quién se fue?).

-El FoMo: ya hablamos del miedo a perderte algo y cómo eso es clave para gran parte de la adicción online. Harris dice que, en línea con lo que pasa con los juegos de azar que tienen muchos adictos, siempre creemos que nos estamos perdiendo del contenido de alguna app. Esto es una trampa de la que recomendamos desconectarte (con cambios poco drásticos como reducir o apagar notificaciones) o al menos tomar conciencia.

-Feed infinito: otra promesa de este tipo de apps es que la diversión no termina. ¿No te quedó ningún chat por contestar? Podés empezar un nuevo efecto dominó comentando algo en el grupo de los amigos de la secundaria o ese cerrado de la oficina.

-Los mensajes que te interrumpen tienen más posibilidad de obtener atención. Por eso el chat está diseñado para hacer eso e, idealmente, mostrarte directamente la cajita de texto para contestar.

-Elecciones inconvenientes: “Yo elijo usar WhatsApp”, te dirán muchos, pero ¿elegirían abrirlo todo el tiempo si el logo dijera “vas a gastar los próximos 20 minutos aquí adentro”?

 Con esto no estamos diciendo que WhatsApp o sus futuros reemplazos son el demonio (de hecho, ha sido útil para hacer este libro), pero sí queremos develar cómo se construyen estas interacciones para que tomes decisiones conscientes sobre cómo usarlos.

Al estar diseñadas teniendo en cuenta que vivís en una sociedad, estas apps juegan con tu “culpa” de desconectarte. Por eso, si decidís bajar las notificaciones y enfocarte en lo que estás haciendo (sea llegar con el deadline o tomar algo con un amigo o familiar prestándole atención a lo que te dice), tenés que tener en cuenta que hay urgencias (tener un pariente enfermo) que son excepcionales y te pueden llevar a estar necesariamente atento a estos dispositivos, y todo esto se da de a poco, paso a paso.

 Además, si decidís bajar la atención a las notificaciones, debés comunicarlo a tu círculo cercano de familia, amigos y trabajo (que pueden estar en la misma lucha que vos para retomar el control de su tiempo). Alguno puede necesitar alguna excepción, *pero* no des por sentado que todos te necesitan 100% online sólo porque podés estarlo, ya que hace unos años no era así y en el futuro el desafío va a ser mucho mayor porque nadie podría apostar que las interrupciones serán menos en los próximos años. Quizá parecemos apresurados hablando de este problema, cuyo máximo exponente es la mensajería instantánea, pero a su vez es extraño que haya mucha bibliografía para domar el mail, pero no para hacer lo propio con el chat, una actividad que para muchos demanda más tiempo que el correo electrónico.


Pablo: Martu me pidió que les cuente esto. Hace unos años, cuando aparecieron los smartphones y yo los probaba por mi trabajo —hacía reseñas de equipos—, mi celular era un arbolito de Navidad. Todo lo que me instalaba tenía todas las notificaciones posibles, pero haciéndolo, se volvió obvio para mí y los que me rodeaban, que trabajar o estar en una reunión prestándole atención a eso y no a la gente que me rodeaba estaba simplemente mal.

Desde ese momento, empecé a leer todo lo que podía para mejorar esta situación (y todavía lo hago). Así, desde hace un tiempo, trato que mi celular no entre a la habitación (es clave dejar el cargador en otro lugar y comprar un despertador vieja escuela), apago todas las notificaciones y cada vez que cambio de equipo le dedico un tiempo a marcar los contactos que se podrán saltar cualquier notificación apagada. De más está decir que esto lo escribe alguien que vive en gran parte de trabajos relacionados con tecnología, no un tecnófobo. Nadie dice nada si querés leer tu celular, como si fuese un diario o un libro, no hay interrupción, sino una decisión consciente. La idea de este texto es simplemente que decidas conscientemente gastar o invertir tiempo en esa pantallita de 4 pulgadas. Esa decisión consciente se diluye cuando agarrás el celular para ver el último “corazón” (que sea un corazón no es casual) que recibiste y luego te quedás enganchado diez minutos más.


El diseño de estos equipos, y el uso social que se les da, cambiaron algunas prioridades que quizá perdimos para siempre, pero que vale la pena intentar conservar no por nostalgia, sino para que puedas trabajar más tranquilo: una llamada es urgente, un chat no es una llamada y un mail no es un chat. Para estar al día suelo revisar el chat un par de veces por jornada y contestar todo una vez al día. No por nada mi leyenda en WhatsApp dice “Puedo tardar en responder. Si es urgente, llamame por favor”. Así puedo trabajar, leer o estar atento a la gente con la que estoy reunido por trabajo o placer.

 Cada vez es más difícil porque las personas por las que antes me preocupaba que me vieran hiperconectado son las que ahora tienen smartphones hace años y en muchos casos aún no hicieron el click de que no cierra estar más atento a la pantallita que a lo que te dice quien tenés enfrente. Sin embargo, cuando lo descontextualizás y le decís qué piensan de ese comportamiento no conozco nadie que lo defienda.

 No lo hago como me gustaría: todavía estoy en un café y cada tanto tengo que mirar el equipo. Cada tanto entra el celular a mi habitación y reacciono a un chat como si fuese una llamada, pero como decíamos antes: nuestro smartphone está diseñado por personas muy inteligentes para que no podamos dejarlo. El desafío es diario, los resultados no son binarios (lo lograste o o no lo lograste) y la batalla es paso a paso.

Cuando la tecnología ayuda

Uno de los desafíos clave de este libro es encontrar la manera de hablarte de la tecnología que te puede ayudar de una manera simple, pero que a la vez no quede desactualizada en el corto plazo. Porque si hay algo que tenemos claro es que, la tecnología así como te molesta o interrumpe varias veces al día, también es capaz de ser un ayudante de primera.

Escribimos este capítulo con la idea de que lo escrito dure al menos un puñado de años; por eso, salvo honrosas excepciones, no vamos a hablar de nombres propios, sino de conceptos (por caso, te hablaremos más de redes sociales en general, y no tanto de una puntual).

Lo primero que debés tener en claro es que vos tenés que dominar la tecnología. Y no al revés. Por eso, si tu app favorita decidió que ahora te molestará cada 30 minutos con notificaciones, de esas que no te interesan vos sos el que tiene el poder de apagarla. Quizá al principio habrá que dedicarle unos minutos de búsqueda para encontrar la manera de hacerlo, pero ese tiempo vuelve con creces en el mediano plazo cuando tu trabajo y tu vida dejan de verse interrumpidos.

En los últimos años, con la ubicuidad de los celulares, tabletas y toda pantalla que se nos ocurra, se complica estar atento o sentir el flow, como decíamos antes.

 Si bien toda tecnología o plataforma pelea por captar nuestra atención (hasta las aspiradoras tienen notificaciones), debemos aprender a domarla. En ese contexto el mail es, posiblemente, el más difícil de controlar y ya lleva casi tres décadas dando vueltas. Por eso lo desarrollamos en los párrafos que siguen.

 Inbox cero

 Podríamos hacer un libro sólo sobre este tema, pero creemos que el resto de los capítulos también los podés aplicar a tu bandeja de entrada. Muchos crecimos con el mail y a otros vino a solucionarles la vida de grandes, no sólo por reducir distancias, sino por la idea de la respuesta asincrónica (no se necesita que dos personas estén disponibles al mismo tiempo) con un dinamismo mucho mayor que el del correo postal.

Sin embargo, el tiempo pasó y hoy muchos de nosotros dedicamos gran parte del día a contestar mails, y así y todo no llegamos a estar al día (según la consultora McKinsey, un oficinista invierte el 28% de su semana en manejar su inbox). Como un Tetris, cuando resolvemos lo que teníamos pendiente, vemos que aparecieron nuevos mails. Aunque seguramente parezca más natural manejarlo como a uno le venga en gana, la verdad es que el mail nos está ganando y necesitamos herramientas para vencerlo. Aquí veremos un par de ideas para resolver los desafíos que nos genera y podés complementar con lo que contamos en este mismo capítulo sobre manejo del celular.

 La más conocida es INBOX ZERO, una expresión en inglés acuñada por Merlin Mann, que apunta a —como lo da a entender su nombre— tener la bandeja de entrada vacía. ¿Esto significa que tengo que contestar todo lo que me llega? No, quedate tranquilo. Ya vamos a llegar a eso al fin de este capítulo. El sistema propone, con una lógica similar a la de GTD que ya vimos, administrar el correo como si fuese una mesa de entradas definiendo, a medida que nos cruzamos con un mail, qué hacemos con él en el momento.

 Para esto las herramientas que brinda Gmail, el servicio de mail de Google, son las que dan más ventajas al momento de escribir este libro. ¿Por qué? Porque trae incorporada la idea de archivar que, a diferencia del más tajante eliminar, nos permite quitar de la bandeja de entrada ese mail que creemos que alguna vez necesitaremos pero que no requiere ninguna acción nuestra en el momento. Además, desde hace poco Gmail incorporó la sugerencia automática de posibles respuestas cortas que te ahorrarán mucho tiempo.

 Acá, como en todo el libro, no te recomendamos que acates la metodología al pie de la letra. Tomá de esta idea lo que más te sirva para mejorar tus tiempos y calidad de vida. De hecho hay una serie de especialistas. El economista enfocado en conocimiento Dan Ariely es uno de los que, con buen tino, se pregunta: “¿Cuánta gente se va a morir feliz diciendo tuve 721 días de inbox cero?”. Cada estrategia que adoptes tiene que ver con el contexto en el que trabajás y la necesidad de responder con una velocidad determinada los mails. El correo debe ser un medio, no un fin en sí mismo. Como venimos diciendo: productividad equilibrada.

 Hablando de calidad de vida, si usás Gmail, el servicio de mail de mayor crecimiento en la actualidad, tenés que conocer “undo”. Esta opción nos da unos segundos de gracia por si nos arrepentimos de mandar el mail que acabamos de mandar. ¿Cómo? En realidad al apretar “send” el mail no se manda, demora unos segundos entre tu equipo y el ciberespacio esperando que lo cancelemos y, si no lo hacemos, sale. A más de uno le ha salvado la vida. Y ya sabemos todo el tiempo que se pierde remendando algo que podría haber sido evitado.

 La ansiedad que nos genera un nuevo mail es explicada por Ariely sobre la base de algo que tiene mucho sentido. A simple vista, cada mail parece tener la misma urgencia. Ante la duda sobre la necesidad de contestar rápido o no, creemos que tenemos que contestar lo antes posible. El economista, que dice recibir más de 100 mails por día excluyendo spam, generó un formulario que se dispara automáticamente con cada nuevo correo que entra a su bandeja. Allí le pregunta al remitente el nivel de urgencia del mail y contesta en consecuencia. ¿El resultado? La mayoría le dijo que el mail no era urgente.

Con ese espíritu armamos un listado sobre la base de nuestra experiencia:

-Conocé los deadlines y preguntá qué debés entregar exactamente.

-Tené tu agenda diaria ordenada, así como también tu lista de tareas.

-Elegí tus batallas.

-Recordá que hay pocas cosas urgentes.

-Hacé una lista de tareas.

-Resolvé lo más denso primero.

-Repetite que “me colgué” no es una opción.

-Delegá.

-Reducí las sorpresas al máximo.

-Sé puntual y respetá los deadlines.

 

Fuente: Revista Anfibia

 

Diez consejos para crear una marca personal exitosa

Reconversión – Nueva identidad: La planificación y la búsqueda de nuevos contactos son algunas de las claves para el desarrollo de una identidad propia

En sus libros The start-up of you (publicado en español como El mejor negocio eres tú) y The Alliance: Managing Talent in the Networked Age (La alianza: Cómo gestionar el talento en la era de Internet ) Reid Hoffman junto a Ben Casnocha recorre los mejores consejos para construir la reputación personal como si cada uno fuera su propia empresa,

A continuación son diez de los mejores consejos del fundador de LinkedIn.

1 – Identificar a tres personas que trabajan por objetivos similares a los tuyos y utilizarlos como puntos de referencia. ¿Qué los hace diferentes? ¿Cómo llegaron a donde están? Seguirlos en sus redes sociales, su evolución profesional y aprender de sus trayectorias.

2 – Revisar la agenda y las herramientas digitales para hacerse una idea de cómo ha pasado los últimos cuatro sábados. ¿Qué se hace cuando no tienes nada urgente que hacer? La forma en que se utiliza el tiempo libre puede revelar los auténticos intereses. Compáralos con las aspiraciones que se dicen tener.

3 – Pensar en qué es lo que se aporta de valioso en tu trabajo. Si dejara de ir a la oficina, ¿qué dejaría de hacerse? ¿Cómo es un día sin uno en la vida de la empresa? Ahí se puede encontrar lo que realmente se aporta. Pensar en lo que la gente halaga de uno: podrían ser sus puntos fuertes.

4 – Inteligencia en red: reunirse con tres personas de confianza y pregúntales cuáles son para ellos los puntos fuertes que le encuentran. Si tuvieran que pedirles ayuda o consejo en algo, ¿en qué sería?

5 – Plan de readaptación: Hacer una lista de las principales incertidumbres, dudas y preguntas sobre tu carrera en el momento presente. Arreglar un encuentro con alguien que haya trabajado en el mismo nicho profesional y que haya cambiado a un nuevo plan de carrera. ¿Cómo realizó el cambio? ¿Por qué? ¿Fue un movimiento acertado?

6 – Establecer una identidad independiente del empleador, ciudad o sector. Reservar un dominio personal (nombre.com).

7 – Contactar con cinco personas que trabajen en nichos adyacentes e invitarlos a tomar un café. Comparar sus planes con los propios. Conservar estas relaciones en el tiempo para poder acceder a diversas fuentes de información y encontrar una mejor posición para cambiar a algunos de esos nichos de ser necesario.

8 – Analizar la agenda de los últimos seis meses e identificar a las cinco personas con las que hayas pasado más tiempo. ¿Se encuentra satisfecho con la influencia que esas cinco personas tienen sobre uno? Presentar a dos personas que conozcas y que no se conozcan entre ellas. Asegurarse de que el contacto sea útil para ambos

9 – Imaginar que lo despiden del trabajo. ¿Quiénes son las diez personas a las que se le pediría consejo sobre qué hacer a continuación? Acudir a ellos ahora, cuando no se necesita nada en particular.

10 – Planificar un evento donde los amigos traigan a algunos de sus amigos, e invitar a tu red extendida.

 

Fuente: La Nación

El efecto del exceso de reglas

No es lo mismo que te orienten sobre qué camino te puede convenir para llegar a un lugar o desarrollar un proyecto a que te marquen la ruta estricta de la que no podés desviarte un centímetro ni decidir el más mínimo movimiento para alcanzar el mismo fin. No trabajamos igual cuando contamos con cierta libertad de acción que cuando estamos encorsetados de principio a fin.

Meghan Biro, experta en recursos humanos y fundadora de la consultora TalentCulture, explica en su libro Employee Experience que cuando las compañías imponen demasiadas reglas se transforman en asesinas de la productividad, ya que estas hacen que las personas se sientan asfixiadas y subvaloradas en su potencial. Y aunque es verdad que muchas organizaciones comienzan a ser más laxas en sus exigencias de tiempo trabajado en la oficina u ofrecen un mejor balance y bienestar personal, aún es alta la burocracia, el exceso de procedimientos y las reglas que están entre las principales razones que nos desmotivan y nos alejan de algo que deseamos cada vez más: autonomía.

Biro describe cómo la reducción de reglas incrementa el cumplimiento de las obligaciones. Las personas con posibilidad de compartir ideas, dar opinión y encontrar un modo de comunicación interna fluido en la oficina se consideran más felices y comprometidas con sus empleadores. Esto implica un estilo de comunicación en el que los directivos comparten información asiduamente y permiten que las opiniones de su equipo trasciendan las jerarquías. Para Eugenio Marchiori, profesor de la escuela de negocios de la Universidad Torcuato Di Tella, la autonomía (con menos burocracia y reglas) representa una forma de innovación para conseguir un desarrollo sustentable. “La resolución de este dilema se encuentra arraigada en el ADN cultural de las organizaciones. Aunque hay reglas explícitas, las que tienen mayor impacto son las implícitas en la cultura”, dice.

Para Marchiori, las mayores dificultades se presentan en entornos cambiantes con productos y servicios de alto valor agregado. “En este caso las reglas pueden resultar un corsé para la creatividad, el gran daño que produce la burocracia es la pérdida de responsabilidad individual”, opina. Así, las personas se preocupan más por cumplir su parte del proceso sin pensar en las consecuencias de sus acciones. Una organización donde los individuos se apegan a las reglas sin sentido crítico se arriesga a no responder de manera adecuada al entorno.

Para innovar hay que tener libertad, ya que muchas veces las reglas implican falta de confianza y para crear cosas nuevas se requiere confianza. Eso cree Alejandro Melamed, experto en recursos humanos y autor de El trabajo del futuro, y el futuro del trabajo. “Cuando hay tantas reglas estrictas se elimina la agilidad, una palabra clave en el mundo actual de los negocios”, dice. Melamed explica el concepto de Freedom with a Framework, que podría traducirse como Libertad de trabajo, con ciertos lineamientos pero con pocas reglas. Las personas quieren ideas claras, pero también libertad para decidir por cuenta propia, autonomía para definir sus prioridades y flexibilidad para ir ajustando en función de su visión personal y particular. “Las organizaciones que saturan con demasiadas reglas y condiciones infantilizan a sus equipos, ya que en lugar de tratarlos como adultos con capacidad de decisión e innovación, les terminan fijando cada paso que deben dar. Considero que la clave es transformar las reglas por lineamientos, y el pensamiento podría estar más direccionado en fijar los límites y brindar la libertad para actuar dentro de ellos”, cierra.

Dotar de más autonomía se puede intentar en varios niveles: en la tarea, en el equipo, en el tiempo o en las técnicas para llegar a una meta. El autor y emprendedor serial Seth Godin dice que para él el arte consiste en escoger cuáles son sus límites. “Esa es la autonomía que más persigo, la de tener la libertad de elegir mis propios límites.”

Fuente: La Nación

El poder de encontrar el sentido de lo que hacemos

Hace meses que me resuena un mismo tema. Me pongo a escribir sobre cómo ser más productivos y me atrae como un imán poderoso todo lo relacionado a descubrir el propósito de lo que hacemos y lo que nos motiva. Especialmente cuando me encuentro cosas que en ningún momento me pregunté para qué las hago o elijo, simplemente las hago. Hagan la prueba. Piensen en lo que hicieron estos días. ¿Tiene que ver con una elección verdadera o es más producto de la urgencia, para no fallarle a otro, por miedo a quedarse sin ese trabajo, o por simple desidia de no sentarse a armar una rutina que verdaderamente tenga que ver con sus búsquedas más profundas?

Reflexionando sobre esto di con el flamante libro The Power of Meaning (El poder del sentido), de la periodista Emily Esfahani Smith, que propone fijarnos metas ligadas al sentido de lo que hacemos más que en ser felices. Smith despliega a través de investigaciones científicas y vastos ejemplos las cuatro claves que considera que constituyen a la búsqueda de sentido:

El propósito. Ya hablamos varias veces sobre cómo conocer nuestro propósito impacta en nuestra productividad y es una de las claves de lo que nos motiva. Smith despliega diferentes ejemplos de personas con vidas muy distintas, pero traccionadas por propósitos claros. Como el de un exconvicto que lanzó una cadena de gimnasios luego de ayudarse primero a sí mismo y luego a los prisioneros con los que convivía en prisión, o el caso de un hombre que trabajaba como portero en la NASA y que le contestó al presidente Kennedy que su propósito era “ayudar a poner al hombre en la Luna”. Sea lo que sea que hagamos, necesitamos una gran razón que organice nuestras vidas.

Trascendencia. Para mostrar cómo la idea de trascender impacta en nuestra vida, en el libro se describe algo que experimentan los astronautas en el espacio que se denomina overview effect,” la experiencia de ver al planeta Tierra como un todo lejano y ya no poder acercarse a la vida en la Tierra de la misma forma. Para muchos la idea de trascendencia se liga a la creencia religiosa, vida espiritual, o en contribuir a una causa que consideran vital, sea lo que sea, se refiere a ser parte de algo que es mucho más grande que nosotros o que persigue un bien mayor que trasciende nuestra vida.

Storytelling. El cuarto pilar que señala me sorprendió como tal. Pero al leerlo entendí el sentido inmediatamente. Para Smith, poder hacer un storytelling de nuestras vidas, es decir, tomar nuestras experiencias sueltas y poder tejerlas como una narrativa coherente contribuye a ver con claridad el sentido de lo que hacemos. La psicología dice que uno de los bloques base de la construcción de una vida con sentido es la coherencia. Esto significa que las personas que transitan una vida con foco en el sentido no conciben a sus experiencias como aleatorias o desconectadas. Sino que trabajan duro para entender cómo las experiencias encajan juntas en una narrativa que explica no sólo lo que hacen, sino quiénes son y cómo llegaron a serlo.

La pertenencia. Ser parte de una comunidad genera mayor bienestar y sentido. En el libro se muestran ejemplos de comunidades reunidas alrededor de ideas tan distintas como culturas hay en el mundo, con una idea importante: la soledad, de la infancia a la vejez, impacta negativamente en la vida de las personas, en su salud y felicidad. Ser parte de algo, tener un lugar que significa algo para otros, ser nombrados por pares como parte de un interés común le da sentido a la vida. Sea la sociedad nacional de trompetistas o la de vendedores de cortadoras de pasto.

La buena noticia es que no tenemos que viajar a un monasterio budista en la India para preguntarnos por estos pilares en nuestra vida. Podés empezar por uno y trabajarlo ahí donde estás leyendo esto ahora. Yo me quedé pensando especialmente en el storytelling. Y aquí ando, tratando de conectar y entender mis decisiones y elecciones, proyectos y búsquedas como un gran relato que me defina.

Fuente: La Nación

Agendar intervalos como motor creativo

Estamos acostumbrados a marcar en nuestros calendarios las reuniones, los encuentros con amigos, la visita al médico o hasta el turno para las vacunas del perro. Pero, ¿alguien agenda los tiempos entre tareas? Agendar el no hacer puede ayudarnos con nuestras rutinas creativas y a encontrar mejores soluciones a los temas de todos los días.

Tres investigadores de la Escuela de Negocios de la Universidad de Columbia demostraron cómo influye el tiempo entre tareas en la calidad de su resultado final. En el paper Switching on creativity: Task switching can increase creativity by reducing cognitive fixation despliegan distintos experimentos que hicieron con grupos a los que les asignaban tareas creativas. De hecho vamos a intentar uno acá: suponé que tenés dos problemas creativos por resolver. ¿Cómo usarías tu tiempo?

A) Usás la mitad de tu tiempo para resolver el primero, y la segunda mitad para resolver el segundo.

B) Vas cambiando entre ambos problemas con intervalos definidos antes de comenzar, por ejemplo, cada cinco minutos.

C) Cambiás entre ambos problemas en los momentos en los que te parece adecuado.

¿Por qué no funciona la tercera opción? Cuando nos enfrentamos a problemas que requieren creatividad, usualmente nos encontramos con estanques creativos sin darnos cuenta, y eso es tiempo perdido en el que empezamos a girar entre los mismos conceptos. Así, la creatividad se vuelve un tanto estéril. No somos capaces de darnos cuenta cuándo es tiempo de seguir adelante. Por el contrario, cambiar regularmente entre dos temas con intervalos pautados resetea nuestra manera de pensar estos temas y nos permite mirarlos desde nuevos ángulos.

Hicieron un segundo estudio en el que se enfocaron en ideación creativa. En ese experimento, no se buscaban respuestas correctas, sino aumentar la creatividad, y el resultado fue el mismo. Un hallazgo del estudio es que las personas tenemos dificultad en identificar el momento en el que el pensamiento rígido se adueña de nosotros. En este caso, los participantes de un brainstorming que no saltaron de una idea hacia otra y se quedaron rumiando por horas las mismas ideas construyeron soluciones muy similares a las que venían construyendo dos horas atrás. Quienes respetaron un tiempo propuesto tuvieron resultados innovadores.

Otros estudios también apoyan la idea de que agendar tiempos de breve ocio entre las tareas aumenta la variedad de ideas. Entonces, entrar y salir a trabajar en las ideas con momentos de desconexión pautados es el arma secreta para dar con eso que buscamos. Agendar conscientemente breaks cuando estés trabajando en tareas que se benefician de un pensamiento creativo ayuda a lograr mejores resultados.

La propuesta de los investigadores es agendarlos como un tiempo más de trabajo, usando una alarma. Cuando el tiempo de trabajo creativo termina hay que parar y simplemente descansar o aprovechar para ordenar el lugar de trabajo, tomar un café o salir a estirar las piernas. Cuando el intervalo termine, volver al trabajo creativo. Cuando sacrificamos los breaks caemos en ideas redundantes. Y no sólo eso, entramos en una inercia de cansancio, mal humor y aburrimiento que resultan en un cóctel malo de digerir. Un modo de testear nuestro proceso de ideación es preguntarse si las nuevas ideas son realmente diferentes o mejores en calidad que las previas. Cuando la respuesta es negativa es cuando más se necesita el tiempo fuera.

Fuente: La Nación